Pocesul de recepție a mărfurilor se realizează de către beneficiar, cu sau fără prezență furnizorului.

Locul efectuării recepției:

• poate fi sediul beneficiarului sau sediul furnizorului ; la sediul furnizorului este necesară prezența ambelor părți ;
• se alege sediul furnizorului, în cazul mărfurilor cu grad ridicat de complexitate, deoarece furnizorul dispune de aparatură complexă, necesară verificării calitative,sau în cazul în care se livreaza cantități mari de mărfuri la intervalle scurte de timp.

Tehnologia realizarii procesului de recepție cuprinde 4 categorii:

1. verificarea integrității și stării igienico-sanitar a mijlocului de transport(prezența sigiilor, eventualele avarii,salubriatatea acestuia, documentele care prescriu calitatea mărfurilor) ;
2. verificarea documentelor (documente de contractare, documente ce însotesc lotul de marfa) ;
3. identificarea lotului de marfă și verificarea cantitativă a acestuia ;
4. verificarea calitativă a lotului de marfă.

Alte operațiuni care au loc simultan cu recepția:

1. extragerea probelor elementare;
2. mânuirea, pregatirea și analiza probelor;
3. întocmirea documentelor recepției;
4. acceptarea sau respingerea lotului de marfă.

Recepția mărfurilor este efectuată  de o comisie de recepție, formată din 3-5 membri, care au urmatoarele atribuții:

• efectuează recepția cantitativă și calitativă a marfurilor ;
• urmarește evoluția calității marfurilor recepționate pe toată perioadă depozitării.

Conținutul etapelor procesului de recepție

Obiectul controlului de recepție este lotul de produse (cantitatea de produse de același fel, obținute din aceleași materii prime, prin aceleași procedee tehnologice, având aceeiași destinație, aceeiași formă de ambalaj, aceeași dată de fabricație)

Verificarea documentelor

Se verifică:

1. documentele de contractare ( contractul, anexele la contract,graficele de livrări, specificațiile)
2. documentele de însoțire a lotului

• documentele de livrare (factură, aviz de expediție).
• documente de transport ( conosament,scrisoare de trăsură, foaie de parcurs).
• documente de certificare a calității  
  • certificat de calitate : document eliberat de furnizor, prin care acesta dovedește calitatea produsului ;în acesta se menționează încercările și probele la care a fost supus produsul în conformitate cu standardele, normele tehnice sau alte clauze prevăzute în contract ;
  • certificat de conformitate : document eliberat conform regulilor   unui sistem de verificare, ce indică faptul că produsul îndeplinește condițiile stabilite printr-un standard sau alte documente normative date ;
• certificat de conformitate : declarație făcută de furnizor, prin care garantează că produsul corespunde unui nivel calitativ stabilit printr-un document normativ ;
• ­bulletin de analiză : se elibereaza pentru produsele alimentare chimice și cuprind nivelul caracteristicilor de calitate ale produsului :
  • certificat de garantie – cuprinde nivelul caracteristicilor de calitate ale produsului :
  • certificat de garanție : precizează calitatea mărfurilor,conform prevedrilor contractuale ; are rol de confirmare a calității produsului, dar și de garantare a acestuia pentru cumpărător.

Recepția calitativă

Această etapă are cea mai mare pondere în activitatea comisiei de recepție. E presupune o serie de operațiuni, în urma cărora lotul este declarat corespunzător sau necoresspunzător și ca urmare, este acceptat sau respins.

Etapele verificării calității lotului de mărfuri:

• alegerea tipului de verificare;
• extragerea eșantioanelor;
• verificarea propriu-zisă a calității;
• inerpretarea rezultatelor;
• luarea deciziei de acceptare sau respingere.

Comisia de recepție efectuează verificarea calității pe baza standardelor, care cuprind caracteristicile de calitate ale mărfurilor verificate, clasificarea deficiențelor a acestora , precum si procedura ce trebuie urmărită în cazul canstatării unor defecte.

În funcție de caracteristicile analizate (organoleptice sau de laborator), există următoarele tipuri de verificări:

• verificarea calității prin atribute
• verificarea calității prin măsurare

1. Verificarea calității prin atribute:

• presupune constatarea prezenței sau absenței caracteristicii atributive (organoleptice), la fiecare produs realizat:
• presupune stabilirea numărului de produse din eșantion care posedă sau nu caracteristica atributivă respectivă, deci împărtirea produselor în corespunzătoare șî necorespunzătoare

Rezultatele verificării prin caracteristici atributive se exprimă în doua moduri:

• prin fracțiune defectivă :raportul procentual între numărul produselor defecte și numarul total de produse verificate.
• prin numărul defecte la 100 unități de produs

2. Verificarea calității prin măsurare

Presupune măsurarea caracteristicilor cantitative la fiecare produs din eșantion.

Pentru verificarea calității prin atribute și măsurare se folosesc : metoda organoleptică și metoda de laborator.

Metoda organoleptica (analiză senzorială) stabilește cu ajutorul organelor de simț proprietățile organoleptice ale mărfurilor (aspect, culoare, miros, gust etc.)

Este o metodă rapidă, ușoară, prezintă însa dezavantajul subiectivității, deoarece rezultatele obținute depind de acuratețea simțurilor persoanelor care fac verifivarea calității și de pregătirea profesională a acestora.

Metodele de laborator stabilesc proprietățile fizice, chimice, mecanice, micro-biologoce ale mărfurilor, cu ajutorul aparatelor și instrumentelor de laborator.

Se poate spune deci că, în timp ce verificarea prin atribute este simplă,economică, verificarea prin măsurare este laborioasă, presupune folosirea unui personal calificat. Ea este, în schimb, mai precisă.